マイナンバーの管理

2016年1月1日よりスタートしたマイナンバー制度。

この制度にはマイナンバーの保管の必要がなくなった時点で速やかに廃棄をするように義務付けられています。
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)にてご確認いただけます。(P30~.P55~)

 

マイナンバーの削除・廃棄(法的要件)

不要になったマイナンバーは速やかに廃棄

給与所得の源泉徴収票、支払調書等の作成事務のために提供を受けた特定個人情報を電磁的記録として保存している場合においても、その事務に用いる必要がなく、所管法令で定められている保存期間を経過した場合には、原則として、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。そのため、特定個人情報を保存するシステムにおいては、保存期間経過後における廃棄又は削除を前提としたシステムを構築することが望ましい。
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)P31より引用

 

マイナンバーは復元できない手段で廃棄

個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

 

個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元不可能な手段で削除又は廃棄する。→ガイドライン第4-3-(3)B参照
個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。

 

≪手法の例示≫
  • 特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解、復元不可能な程度に細断可能なシュレッダーの利用、個人番号部分を復元不可能な程度にマスキングすること等の復元不可能な手段を採用することが考えられる。
  • 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用することが考えられる。
  • 特定個人情報等を取り扱う情報システム又は機器等において、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用することが考えられる。
  • 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築することが考えられる。
  • 個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定めることが考えられる。
【中小規模事業者における対応方法】
  •  特定個人情報等を削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)P55・56より引用

 

以上により不要となったマイナンバーは速やか(年度中の機密文書廃棄と一緒で構わない)に廃棄が必要となります。

廃棄の手段は出張シュレッダーにお任せ下さい。

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