溶解処理に出す、その前に・・・
機密文書の廃棄処理 ＝（イコール） 溶解処理
まずこの様に思うのではないでしょうか。しかし、この溶解処理に注意が必要な落とし穴があるのをご存知でしょうか？
今回はこの”溶解処理の落とし穴”にフォーカスをし、どのような観点で業者選択をすればリスクが下がるのかをご案内して参ります。
内容は大きく以下の４点で構成しております。
✅ 溶解処理の事故事例
✅ 情報漏洩事故（事件）の原因
✅ 知られていない溶解処理のホント
✅ 溶解処理で失敗をしない６つポイント
溶解処理の事故事例
2016年1月8日 広島県養護施設にて/運搬のリスク
2015年3月16日 山形県寒河江市にて/運搬のリスク
１６日午後、山形県寒河江市で、走行中のトラックから教員の給与明細などを含む大量の書類が路上に散乱した。１６日午後３時１５分ごろ、寒河江市の県道で、大量の書類が散乱していると警察に通報があった。書類は、走行中のトラックの荷台から路上に落下して散らばったもので、中には、公立学校の教員の給与明細もあり、金額や名前などの個人情報が記載されていた。
山形県の村山教育事務所によると、当時、トラックの荷台には合わせて約４８０キロ分の書類があり、その半分近くが路上に散乱した。
これらの書類は、廃棄するため清掃工場に運搬中だったということで、運転していた職員が操作を誤って荷台を動かしてしまい、路上に落下した。散乱した書類はすべて回収されたという。 日テレnews２４より
この他の事故事例
昨今溶解処理の事故事例が顕在化して参りました。一部をご案内させて頂きましたが、この他にも多く事例はありこちらよりよりご確認頂く事が可能です。是非ご確認下さい。
情報漏洩事故（事件）の約８０％が内部的要因
昨今、不正アクセス、ランサムウェアなどITに関する要因にて情報漏洩が発生しているとの情報が多く伝えられています。
しかし、実際にはこちらの表のように「管理ミス」「誤操作」「紛失・置き忘れ」などのヒューマンエラーが原因で事故が発生しているのをご存知でしょうか。世間に大きく伝えられていないことが余計に事故の件数を増加させている原因ではないかと思われます。
この不注意による情報漏洩事故は、機密文書を処理する業者にも同様に言えるのです。
処理スタッフの知識や意識がなければいい加減な仕事となり、事故へとつながるのです。
機密文書を処理する業者はセキュリティの事を何でも知っているプロだと思われるのは当然と思いますが、必ずしもそうではないこともあるのです。また、会社としてはプライバシーマーク等の取得をし対応をしていても、実際に処理を行う（機密文書を回収する）スタッフにまで教育が行き届いているケースの方が少ないのではないでしょうか。自社に置き換えて下さい。末端の社員までセキュリティ意識を持たせるのは至難の業です。こう考えればいくつかの事例に見るように、リスクが見えてくるのではないでしょうか。
参考資料：『2016年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書～個人情報漏洩編～』NPO日本ネットワークセキュリティ協会調査
知られていない溶解処理のホント
即日溶解処理がされず、積み置きされることがある。
【事例】
毎月数トンの機密文書の廃棄を行っている企業様
✅毎月トラックの後ろを2台の車で立会いをしている ✅製紙会社にて機密が廃棄されるのを確認する
※このお客様が目の当たりにした現実
| 【お客様より】 我々は立会いにきているのでその場で処理をしてもらえるが、そうでないトラックがほとんど、そのトラックが運んできた文書は積み置きをされている。立会いをしなかったら大変な事になるので、面倒ではありますがせざるを得ません。 |
このお客様は弊社の行う出張型シュレッダー処理を希望されたのですが、予算が足らずに溶解処理を選択されました。運用が始まり数か月経った後に訪問した際に、お客様から聞かせてい頂いたお話がこの内容です。
製紙会社 ≠ 機密廃棄が仕事
しかし、これは当然のお話で、製紙会社の仕事は「製紙」。紙を作ることです。機密文書を溶解処理するのはあくまで製紙原料の仕入れなのです。例えば一日の製紙に対する予定の原料がオーバーすれば翌日の原料になります。こういった理由から当日処理が行われないことがあるのです。
こういった様々なリスクが実際には付きまといます。では、どのようにこれらのリスクを回避すればいいのでしょうか。
溶解処理で失敗しない為の５つのポイント
ポイント① 立会いの重要性
立会いをしてください。
立会いは少しでもリスクを低減します。
理由は上記事例のように立会いすることにより必ず当日溶解処理が行われます。また、処理業者の気のゆるみも回避されるでしょう。しかし、運搬道中の事故が発生した場合は全て回収できる保証はありません。特に高速道路などで散乱した場合、車を停めることで二次的参事的事故が発生する可能性もあります。あくまで事故の発生を隠蔽から守り、即時に報告をあげることができます。これらも大きなメリットではないでしょうか。
ポイント② 出来るだけ近い場所の製紙会社を選択
運搬距離が長ければリスクUP
できれば製紙会社を指定して下さい
製紙会社といってもどこでも溶解処理を受け入れている訳ではありません。広く受入れをされている製紙会社は主に家庭紙と言われるトイレットペーパーなどのメーカー様です。関西では大津市、たつの市、泉南市の各製紙会社が広く溶解処理の受け入れをされています。排出場所からの運送距離がより短いほど、運搬途中の散乱や紛失等のリスクが下がります。
ポイント③ 即日処理の約束を
積み置きリスクの回避
契約書にこの内容を盛り込むことで問題を解決
製紙会社の本業は先にも申し上げた通り「紙を作る事」です。一般的に溶解処理を請け負うのは運搬をする会社となります。この会社との契約書を締結し、その中に即日処理を行うことを明記すればリスクを下げることに繋がります。
ポイント④ 処理当日は下請け業者が・・・
下請け業者に運搬を振るケースは要注意
事故の可能性がUPすることもある
契約業者と運搬業者が違うケースもあるようです。以前にある大手損保会社の営業の方と『個人情報漏洩賠償責任保険』についてお話をしたことがありました。その際に、機密文書廃棄業者の保険金請求の多くが、元請け会社が運搬をせず、下請け会社が代行する。このケースとの話がありました。こういったケースに１００％リスクがあるとは言えません。しかし、実際にこのような事例があるということは一つのリスクと言えるのではないでしょうか。
ポイント⑤ 小口溶解処理は保管方法にも注意が
段ボールで溜めることに問題が
適正な文書の保管方法と見なされない
オフィスセキュリティにおける紙データの保管に求められる方法は鍵付きの保管庫です。小口溶解処理のほとんどが段ボールを購入し、そこへ今まで「シュレッダー処理をしていたものを入れるように。」このような運用となります。機密情報が施錠されない容器で保管されることとなります。誰でもこの情報にタッチできるということになります。万が一この情報が原因の情報漏洩事件が発生した場合、不正競争防止法で係争することになるのですが、鍵付き保管庫で保管していないが為に誰でも搾取できる。この事が原因で裁判の請求を棄却される可能性があるということです。
って、小口溶解処理の場合は鍵付きの保管庫を用意することが企業リスクを下げることに繋がります。
また、回収されたその日に製紙会社へ届くことはほぼ無いと言えるでしょう。一箱二箱で運搬するのは運送会社として非常に効率が悪い仕事です。ということは量が多く溜まるまで製紙会社には運ばれないケースも考えられるのではないでしょうか。その辺りも依頼をされる業者へ確認を取る必要があると言えるでしょう。
ポイント⑥ 依頼会社の従業員教育を確認
セキュリティを理解しているスタッフが処理
機密を廃棄する業者は失敗が許されない
ポイント⑥が一番重要かもしれません。情報漏洩の原因でも申し上げましたが、情報漏洩の８０％は人的要因であり、それは処理を行う業者にも同様に言えることなのです。「知識」と「意識」が伴っているスタッフとそうでないスタッフ、仕事の進め方も大きく変わってきます。例えば製紙会社で当日処理が出来ない旨を伝えらえる。セキュリティ意識がなければ「はい。わかりました。」でしょう。しかし、理解をしているスタッフならば何とか当日処理を行ってもらえるように折衝を行うのではないでしょうか。これは大きな違いを生みます。機密廃棄を行う業者は失敗が許されません。そういった意味からも従業員教育が行き届いている業者を選択すべきなのです。
まとめ
６つのポイントのまとめです。再度ご確認下さい。
弊社主催の勉強会ではもう１つプラスしてご案内をしておりますが、これら６つのポイントを実行するだけでリスクは大きく低下します。皆様の情報漏洩のリスクを少しでも下げるお役立てとして頂ければ幸いです。
もっと簡単にこの問題を解決する方法
出張型シュレッダー処理サービス
弊社は以上のような溶解処理のリスクを根本的に解決する為、
溶解処理とは別の方法で確実な情報廃棄を行っております。
立会いにより機密廃棄の全てをご確認頂けます。
すべてはお客様の目の前で
大型シュレッダー搭載の専用車でお客様の元へお伺いし、すべての機密文書をお客様の目の前でシュレッダー処理致します。
弊社は溶解処理を行うこともできます。過去に何度も溶解処理の依頼を頂きましたが、運搬道中に１００％の責任を負えない為にお断りをして参りました。また、知識や意識の欠如から情報漏洩を起こす場面も目の当たりにしてきました。確実な情報の廃棄をゴールと考え逆算してどの方法がそれを実現できるか。その考えから選択した方法が弊社が行っている方法なのです。
弊社がこの方法をお勧めする理由
溶解処理は機密が生きた状態で持帰る為にリスクが発生しますが、この方法は全ての機密廃棄をお客様の事業所内またはそれに充当する場所で行います。従って上記のようなリスクが無い方法と言えるのです。紙切れ一枚無くなっても大騒ぎになる時代、情報漏洩発生時の解決費用を考えると、この方法が最も有効な方法と言えるでしょう。
処理の様子はこちらの動画でご覧ください
