「古物取引承諾書」、保管期限前に誤廃棄 | ブックオフ(出張型『“機密書類”破棄サービス』のアリビオ)

2016/11/16 ブログ, 新着情報, 管理ミス, 誤送付・誤配信(メールアドレス流出等)・誤廃棄 by teramoto


~ブログ管理者より~

情報漏洩の60~70%が紙ベース。
また一方で、情報漏洩の約80%が管理ミスなどの内部要因。
要は、『紙ベースの情報』 を 『キッチリ管理』 することにより
機密情報漏洩の可能性をかなり下げる事ができるのではないでしょうか??

このブログでは情報漏洩の事例を紹介することにより、
『事例のようなことが無くなれば問題が起きない』 という事に
観点を持ってもらえたら・・・

このような思いでお伝えしています。

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◆「古物取引承諾書」、保管期限前に誤廃棄 | ブックオフ
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BOOKOFF PLUS 17号北上尾店にて、保管期間中である
「古物取引承諾書」を誤廃棄するミスがありました。
同社によれば、同店舗における買取サービスで取得した
「古物取引承諾書」を、保管期限を迎える前に廃棄するミス
があったとのこと。古物台帳や取引伝票などの記録は、
古物営業法で3年間の保存義務が定められています。
誤廃棄伝票には氏名、住所、電話番号、年齢、職業など、
2013年4月から2016年5月の間、計3708件の取引情報が含まれる。
不正利用の報告はないとのこと。
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◆ご挨拶
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こんにちは。アリビオの寺元です。
本日は「「古物取引承諾書」、保管期限前に誤廃棄 | ブックオフ」
を取上げました。

本日は誤廃棄のお話です。

まず、古物取引に関する台帳・伝票の保管は、
法律で定められているものですが、
犯罪に関わる可能性が考えられるものですよね。
窃盗品が売買された場合、伝票で犯人を確認できる。

しかし、すごく直近のものまで廃棄したのですね。
完全な管理ミスになってしまいます。

保管文書を処理することが多い私の仕事ですが、
だいたいは、「●●年●月~●●年●月 ×××伝票」など
使用期限と中身について記載されています。

で、皆さん、

 

「廃棄していいのは何年から何年までだから・・・」

 

こんなお話をされます。

 

マイナンバーが始まって、まだ先にはなりますが
マイナンバー関係書類に関しては保存期限が過ぎれば
すみやかに廃棄が必要となります。
(マイナンバー法にて定められています)

 

昨年何度か開催した勉強会でもお話したのですが、
この法律により、

 

「保管方法も変える必要があります。」

 

“ 発生期間と書類の種別 ” を記載するのも必要かもしれないですが、

保管種別の基準を、

 

“廃棄年月”

 

を基準に変える必要があります。
この様にお話しました。

今回の誤廃棄も廃棄年月基準での保管がされていたら
誤廃棄の可能性もかなり下がったのではないでしょうか?

皆さんも一度検討してみて下さい。

 

 

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