「古物取引承諾書(買取証明書)」、保管期限前に誤廃棄

BOOKOFF PLUS 17号北上尾店にて、保管期間中である「古物取引承諾書」を誤廃棄するミスがありました。
同社によれば、同店舗における買取サービスで取得した「古物取引承諾書」を、保管期限を迎える前に廃棄するミスがあったとのこと。古物台帳や取引伝票などの記録は、古物営業法で3年間の保存義務が定められています。誤廃棄伝票には氏名、住所、電話番号、年齢、職業など、2013年4月から2016年5月の間、計3708件の取引情報が含まれる。不正利用の報告はないとのこと。

誤廃棄も情報漏洩と判断されてしまうので注意が必要

こんにちは。アリビオの寺元です。本日は「「古物取引承諾書」、保管期限前に誤廃棄 | ブックオフ」を取上げました。本日は誤廃棄のお話です。

まず、古物取引に関する台帳・伝票の保管は、法律で定められているものですが、犯罪に関わる可能性が考えられるものですよね。窃盗品が売買された場合、伝票で犯人を確認できる。しかし、すごく直近のものまで廃棄したのですね。完全な管理ミスになってしまいます。

先日、弊社にもまさしくこの文書の廃棄依頼がありました。

「買取証明書」とお客様は表現されておられましたが、この買取証明書は所在地の警察署が管轄する文書とのことです。

上記申し上げた通り、犯罪に係る可能性がある為です。今回は400㎏(A4用紙5束が入っている小さな箱で40箱)近い処理となったのですが、警察署よりデータでの保管が承諾されたようで、保管スペースの無駄を省くためデータ化済のものから廃棄をすることになったようです。

当初は自社でのシュレッダー処理を考えたり、溶解処理を考えたりされたようですが、「シュレッダーはやってみたけどとてもじゃない。」「溶解処理は持って帰られるので怖い。」

結局ネット検索で弊社を見つけて頂き処理依頼となりました。処理内容も非常にお喜び頂き、「これから毎年定期的にお願いします。」「同業者の方々も皆この書類の廃棄に困っているので、案内すれば喜ばれるのでは。」そんなお話を頂きました。

↓ ↓ 弊社の業務内容はこちらよりご確認下さい。 ↓ ↓

そもそも何故今回誤廃棄となったのでしょう。

弊社は保管文書を処理することが多い訳ですが、だいたいは、「●●年●月~●●年●月 ×××伝票」など保管期限と書類の種目が記載されています。皆さん、「廃棄していいのは何年から何年までだから・・・」こんなお話をされます。

マイナンバーが始まって、まだ先にはなりますがマイナンバー関係書類に関しては保存期限が過ぎればすみやかに廃棄が必要となります。(マイナンバー法にて定められています)

過去に何度か開催した勉強会でもお話したのですが、この法律により「保管方法も考える必要がある」“ 発生期間と書類の種別 ” を記載するのも必要かもしれないですが、保管種別の基準を、廃棄年月基準に変える方が無難です。この様にお話しました。

今回の誤廃棄も廃棄年月基準での保管がされていたら誤廃棄の可能性もかなり下がったのではないでしょうか?

買取証明書以外にも保管が必要な文書は多岐にわたります。データ化が受け入れられてきていますが、そのデータ化するにも費用がかかりますし、労力や時間も必要となることから従来の文書で保管をするケースはまだまだ多いです。

先の申し上げた通り、誤廃棄でも情報漏洩と言われてしまいます。これを機会に一度保管方法の見直しをご検討下さい。

あと、電子化する際の注意すべき点がこちらのサイトで詳しく案内されていました。参考になるのではないでしょうか。